Egy pénztárfiókban talált 86 000 forintból még nem tudod, mennyi volt a napi készpénzes bevétel. A fiókban lehet nyitó váltópénz, napközben betett összeg, visszatérítés után megmaradt készlet és olyan pénz is, amelyet már ki kellett volna venni. A címletjegyzék első feladata a tényleges állomány pontos megszámolása. Az egyeztetéshez ezután külön kiszámítod, mennyinek kellene ott lennie.
A készpénz- és címletjegyzék-kalkulátor címletértéket szoroz darabszámmal, összeadja a sorokat, majd összeveti az eredményt az általad megadott elvárt összeggel. A pénzmozgások nyilvántartását te biztosítod. Az alábbi példák matematikai egyeztetések, nem egy adott vállalkozás kötelező pénzkezelési szabályzatának mintái.
Számolható csoportokból indulj ki
Először rendezd külön az azonos címleteket. Egy sorhoz egy címlet tartozzon, a darabszám pedig egész, nemnegatív szám legyen. Ha az ezresek egy része a fiókban, más része egy borítékban található, a vizsgált pénzkészlet határát tisztázd. Amennyiben mindkettő ugyanahhoz az egyeztetéshez tartozik, az ezresek darabszámát összeadhatod.
Ugyanazt a pénzt könnyű kétszer beszámítani, amikor egyik kupacból a másikba teszed. Jelölj ki egy még nem számolt és egy már számolt területet. A kész csoport mellé írd oda a darabszámot, majd csak a rögzítés után lépj tovább. Megszakítás esetén az érintett csoportot számold újra.
Az MNB bankjegy- és érmeoldalai segítenek a forintcímletek azonosításában. A címletjegyzékben azonban a darabszámot mindig a tényleges készlet alapján add meg. A megszámolt összeg önmagában a pénz eredetét, valódiságát vagy a bizonylatok helyességét nem igazolja.
Első példa: mennyi pénz van a fiókban?
A szemléltető készletben nincs húszezres bankjegy, ezért az a sor nulla lehet. A többi címletet az alábbi darabszámokkal számoljuk. Az érték oszlop minden sora a címlet és a darabszám szorzata.
| Címlet | Darab | Érték |
|---|---|---|
| 10 000 Ft | 3 | 30 000 Ft |
| 5 000 Ft | 4 | 20 000 Ft |
| 2 000 Ft | 7 | 14 000 Ft |
| 1 000 Ft | 12 | 12 000 Ft |
| 500 Ft | 8 | 4 000 Ft |
| 200 Ft | 15 | 3 000 Ft |
| 100 Ft | 20 | 2 000 Ft |
| 50 Ft | 10 | 500 Ft |
| 20 Ft | 15 | 300 Ft |
| 10 Ft | 10 | 100 Ft |
| 5 Ft | 20 | 100 Ft |
| Összesen | 124 | 86 000 Ft |
A bankjegyek összege 80 000 forint, az érméké 6000 forint. Az összes darabszám 124, de ez csak kiegészítő ellenőrzés: száz darab érme értéke nagyon különbözhet száz darab bankjegyétől. A kassza értékét a súlyozott összeg adja.
Ha az ellenőrző nyilvántartás 86 500 forintot vár, akkor az eltérés 86 000 − 86 500 = −500 forint. A negatív előjel hiányt jelent az elvárthoz képest. Ebből még nem következik, hogy valóban egy ötszázas bankjegy hiányzik. Öt százas vagy két különálló rögzítési hiba is eredményezhet ugyanekkora különbséget.
Az elvárt készpénzt pénzmozgásokból vezesd le
A második szemléltető helyzetben a napot 25 000 forint váltópénzzel kezded. A készpénzzel rendezett eladások összege 78 500 forint. Készpénzben 4500 forintot visszatérítesz, napközben 10 000 forintot betesznek a fiókba, végül 22 500 forintot dokumentáltan kiveszel belőle.
Az elvárt záró összeg: 25 000 + 78 500 − 4500 + 10 000 − 22 500 = 86 500 forint. Ezt kell összehasonlítani a megszámolt készlettel. A bankkártyával fizetett eladás ebben a készpénzes egyenlegben nem növeli a fiók tartalmát. Ha a napi összes értékesítésből indulsz, különítsd el a fizetési módokat.
A készpénzes eladás itt a visszajáró utáni kasszanövekményt jelenti. Az alábbi 3700 Ft-os vásárlást ötezressel fizetve 5000 Ft érkezik és 1300 Ft megy vissza, a fiók változása 3700 Ft. Ha a kimutatás már ezt a fizetett eladási összeget tartalmazza, a visszajárót külön kivétként újra levonva túl kevés elvárt pénzt kapnál. A vevőnek később adott áruvisszatérítés ezzel szemben új, külön esemény. A bizonylatból tisztázd, hogy nettó eladási összeget vagy a pénzátadás két oldalát vezeted át.
A 10 000 forintos napközbeni betét növeli a készpénzt, miközben lehet pusztán egy másik saját pénztárból átadott váltópénz. Ezt az értékesítési bevételtől külön kell nyilvántartani. Hasonlóan, a fiókból kivett 22 500 forint helyét is követni kell: a pénz az átadási folyamatban másik helyre kerülhetett.
Egyeztetéskor ugyanazt az időszakot és ugyanazt a pénztárolási helyet vizsgáld. Ha a nyilvántartás a teljes napot, a számolás pedig egy délutáni állapotot mutat, a különbség önmagában értelmezhetetlen. Az ellenőrzés mellé ezért időpontot és rövid megnevezést is érdemes felírni.
A fizetésenkénti kerekítés is legyen benne az egyeztetésben
A forint készpénzes fizetés általános szabálya szerint a fizetendő végösszeget kell a legközelebbi ötforintos összegre kerekíteni a 2008. évi III. törvény 1–2. §-a szerint. A kosár egyes termékeit ezért ne kerekítsd külön. A napi elvárt készpénzhez a már fizetésenként meghatározott készpénzes összegeket kell összeadnod.
Egy elkülönített példában két vevő két külön vásárlást fizet készpénzzel, egyenként 1998 Ft kerekítés előtti végösszeggel. Mindkét fizetendő összeg 2000 Ft, tehát a fiók készpénze összesen 4000 Ft-tal nő. A kerekítés előtti 2 × 1998 = 3996 Ft-hoz képest a 4 Ft különbséget a két fizetés kerekítése megmagyarázza.
Ha ehelyett a napi 3996 Ft-ot egyszer kerekítenéd, 3995 Ft-ot kapnál. Ez 5 Ft-tal kevesebb a két külön fizetésből ténylegesen befolyt 4000 Ft-nál. A kerekítés művelete és az összesítés sorrendje így megváltoztatja az eredményt.
Az elvárt pénztári összeghez olyan kimutatást használj, amelyből kiderül, hogy a készpénzes fizetések már kerekített összege szerepel-e benne. Ha igen, a kerekítési különbözetet ne add hozzá ismét. A címletkalkulátor a megszámolt pénzt összesíti; az elvárt értékhez szükséges fizetési és kerekítési adatokat a bizonylatokkal egyezteted.
Váltópénznél a címletösszetétel is számít
Tegyük fel, hogy a következő nyitáshoz 25 000 forintot szeretnél félretenni a fenti készletből. Öt darab 2000-es, öt darab 1000-es, nyolc darab 500-as és a teljes, 6000 Ft értékű érmekészlet együtt pontosan ennyi. A számítás: 10 000 + 5000 + 4000 + 6000 = 25 000 forint. Így minden szükséges címlet rendelkezésre áll; az 50-esekből továbbra is tíz darab van, a kisebb címletek is a nyitópénzben maradnak.
Ugyanezt az összeget egy húszezres és egy ötezres is kiadná. Visszaadáshoz azonban egészen más lehetőségeid lennének. A szükséges címletösszetételt a saját áraiddal és korábbi fizetési helyzeteiddel érdemes kipróbálni. A minta szándékosan egyszerű; a benne maradó tízesek és ötösök darabszámát is vesd össze a várható visszaadásokkal.
Például 3700 forintos, már megállapított fizetendő összegnél egy ötezresből 1300 forint jár vissza. Ez kiadható egy ezresből, egy kétszázasból és egy százasból. Öt ilyen fizetés 6500 forint visszajárót igényel, és elfogyasztja a példabeli öt ezrest. A fiók teljes összege közben nőhet, miközben egy fontos címlet elfogy.
A nap végén a 86 000 forintos tényleges készletből 25 000 forint nyitó pénzt megtartva 61 000 forint különíthető el. Ez a fenti felosztás után három tízezresből, négy ötezresből, két kétezresből és hét ezresből áll: 30 000 + 20 000 + 4000 + 7000 = 61 000 Ft. A darabszámokat is ellenőrizted, ezért a felosztás a meglévő pénzből végrehajtható. Ez készletfelosztás. A napi bevétel továbbra is a pénzmozgások és az értékesítési nyilvántartás alapján állapítható meg.
Két pénztár összege egyezhet, miközben az átadás hiányzik
Egy külön szemléltető műszakban az A pénztár nyilvántartás szerinti készlete 50 000 Ft, a B pénztáré 30 000 Ft. A-ból 10 000 Ft-ot átadnak B-nek, de az átadást még egyik pénztár nyilvántartásában sem rögzítették. Más pénzmozgás nincs.
| Pénztár | Rögzített elvárt összeg | Ténylegesen megszámolt | Eltérés |
|---|---|---|---|
| A | 50 000 Ft | 40 000 Ft | −10 000 Ft |
| B | 30 000 Ft | 40 000 Ft | +10 000 Ft |
| Együtt | 80 000 Ft | 80 000 Ft | 0 Ft |
A közös összeg hibátlannak látszik, a pénz helye mégis eltér a nyilvántartástól. Ha az összevont 80 000 Ft-ot egyezteted, az átadás hiányzó rögzítését nem találod meg. Először pénztáranként zárj, utána összesíts. Az A és B címletjegyzékét külön számold, és ugyanahhoz az átadási eseményhez kösd a kivétet és a betétet.
A két ellentétes 10 000 Ft-os eltérés önmagában még nem bizonyítja, hogy ez történt. Az átadás összege, időpontja és mindkét oldali átvétele adja a visszakereshető magyarázatot. A tisztázott átadás után az elvárt összeg is 40 000 és 40 000 Ft lesz. Ha a pénz a zárás pillanatában még egy átadási borítékban van, annak helyét külön rögzítsd, és ugyanazt a borítékot ne számítsd hozzá két pénztárhoz.
Eltérésnél őrizd meg a visszakereshetőséget
Az első eltérő eredményt ne írd át úgy, hogy egyezzen az elvárttal. Számold újra a készletet, majd ellenőrizd a címletek mellé rögzített darabszámokat. Ha 12 ezres helyett 11-et írtál be, az egyszerűen javítható adatbeviteli hiba; a javítás okát is érdemes rögzíteni.
Ezután a nyitó pénz, a készpénzes eladások, a visszatérítések és a betétek vagy kivétek következzenek. Egy kihagyott 500 forintos visszatérítés éppen akkora hiányt mutathat, mint a példánkban. A címleteltérés tehát nyomot ad, de a hiba okát további ellenőrzés tárja fel.
A kalkulátor minden címletet egy sorban kezel, a nulla darabszámú sorokat megtarthatod sablonként. Az elvárt összegbe kizárólag az összehasonlítás alapját írd. Perselyszámolásnál használhatsz nullát, ilyenkor az eltérés számszerűen megegyezik a teljes megszámolt összeggel; ez nem pénztárhiányt vagy többletet bizonyít.
Ha több ember ad át egymásnak pénzt, az átadáskor egyeztetett címletjegyzék világosabb kiindulópontot ad. Az exportot olyan névvel mentsd, amelyből a pénztár és az időpont azonosítható, és csak az arra jogosultakkal oszd meg.
Források és kapcsolódó számítások
A forintcímletekhez az MNB forgalomban lévő bankjegyeinek bemutatója és érmeismertetője ad elsődleges tájékoztatást. A saját összeállítást a készpénz- és címletjegyzék-kalkulátorban ellenőrizheted. A példák saját összeadások és egyeztetések; a vállalkozás pénzkezelési rendjét külön kell követned.
Záró tudáspróba
Válassz kérdésenként egy választ. Ez kézzel pontozható próba: minden helyes válasz 1 pont, a hibás vagy kihagyott válasz 0 pont.
1. kérdés: 86 000 Ft-ot számolsz meg, az elvárt készlet 86 500 Ft. Mit mutat az eltérés?
- A) 500 Ft többletet.
- B) 500 Ft hiányt az elvárthoz képest; az okát külön kell keresni.
- C) Bizonyítja, hogy egyetlen 500 Ft-os bankjegyet elvittek.
2. kérdés: Két külön készpénzes vásárlás végösszege 1998–1998 Ft. Mennyi készpénzt kell összesen egyeztetni?
- A) 3995 Ft-ot.
- B) 3996 Ft-ot.
- C) 4000 Ft-ot.
3. kérdés: Két kassza összevont eltérése nulla, külön −10 000 és +10 000 Ft. Mi a megfelelő vizsgálat?
- A) A két összeg alapján biztos lopást megállapítani.
- B) Mindkét kasszát eltérés nélkül lezárni.
- C) Kasszánként egyeztetni, és ellenőrizni a dokumentált pénzátadásokat.
Megoldások és magyarázatok
- 1. B. A tényleges mínusz elvárt összeg −500 Ft. Ugyanekkora eltérés többféle címlet- vagy nyilvántartási hibából is adódhat. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: eltérés előjele és az ok bizonyítása.
- 2. C. Mindkét fizetés végösszege külön 2000 Ft-ra kerekül. A két fizetés összegének utólagos közös kerekítése eltérő művelet. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: fizetésenkénti ötforintos kerekítés.
- 3. C. Az összevont nulla elrejti a pénz helyének eltérését. Az ellentétes összegek utalhatnak átadásra, de ehhez bizonylati magyarázat kell. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: pénztárankénti zárás és belső átadás.
Mit jelent az eredményed?
- 0 pont: kezdd az alapösszefüggéssel: eltérés előjele és az ok bizonyítása. Számold végig a cikk kapcsolódó példáját.
- 1 pont: a két eltévesztett kérdés magyarázatához térj vissza, és írd le a megfelelő bemeneteket.
- 2 pont: a kihagyott vagy hibás kérdés témájában ellenőrizd a viszonyítási alapot és a feltételeket, majd számolj újra.
- 3 pont: a három vizsgált összefüggést helyesen alkalmaztad. Próbáld ki saját adatokkal, és a pénztárankénti zárás és belső átadás rész korlátait is jegyezd fel.