A leltárnál előbb azt döntsd el, melyik mennyiséget egyezteted. A fizikailag megtalált termékek egy része már vevőhöz foglalt, más része minőségi ellenőrzés alatt állhat. Az eladható készletet ezek állapotából vezesd le, azonos időpontra rögzített mozgási adatokkal.
Az egyeztetés első lépése ezért a készletfogalmak meghatározása. A készlettervező és a készletforgás-kalkulátor eltérő döntésekhez használ adatokat. A fizikai darabszám ellenőrzése megelőzi az értékesítési vagy pénzügyi következtetést. Az alábbi eset önálló, képzeletbeli készletnapló.
A könyv szerinti mennyiség levezetése
Az időszak elején 120 darab termék van a nyilvántartásban. Beérkezik 80 darab, 65 darabot kiszállítanak, négy darabot pedig dokumentáltan selejteznek. A várható zárókészlet:
120 + 80 − 65 − 4 = 131 darab.
A fizikai számlálás ezzel szemben 129 darabot talál. A megmagyarázandó leltárkülönbség −2 darab. Ennek lehet oka elmaradt készletmozgás, rossz cikkszámra rögzített tétel vagy valódi hiány. A számlálás önmagában nem dönti el az okot.
A selejtet csak akkor vonjuk le a fizikai nyilvántartásból, ha a választott készletfogalom szerint már kivezetett mennyiség. A raktárban elkülönített, még vizsgált termék kezelése eltérhet ettől. Ezt a különbséget külön státusz segít megőrizni.
A foglalás nem feltétlenül fizikai mozgás
A megtalált 129 darabból húszat már vevői rendelésekhez foglaltak. Ezek még a polcon vannak, tehát a fizikai számlálás részei. Hét további darab vizsgálati karanténban van, ezért egyelőre nem értékesíthető. A példa feltételezi, hogy a húsz foglalt és a hét karanténos darab két külön halmaz.
Szabadon értékesíthető készlet = 129 − 20 − 7 = 102 darab.
A 129 és a 102 tehát egyszerre lehet helyes adat. Az egyik a megtalált fizikai mennyiség, a másik a jelenleg szabad készlet. Ha a húsz foglalt darabot már a korábbi 65 kiszállított tételbe is beleszámoltad, majd még egyszer levonod, ugyanazt a fogyást kétszer szerepelteted.
Az időpontok egyeztetése
A leltárt meghatározott időpontra kell értelmezni. Ha a számlálás közben folytatódik a bevételezés és a komissiózás, a mozgásokat külön nyilvántartással kell az ellenőrzési időponthoz visszavezetni. Egy reggeli export és egy délutáni polcszámlálás közvetlen összehasonlítása ehhez kevés.
Érdemes az érintett cikkszámokra egyeztetési zárolást vagy kontrollált mozgási naplót alkalmazni. A konkrét megoldás a raktár működésétől függ, de a követelmény egyszerű: minden közben történt mozgásnak legyen időpontja, iránya, mennyisége és azonosítója.
Az eltérések keresési sorrendje
Előbb ellenőrizd a mértékegységet. Egy doboz tizenkét darab terméket is tartalmazhat, és az importban a darab és a doboz könnyen összecserélődik. Utána nézd meg a közeli cikkszámokat, a visszárut és a még fel nem dolgozott beérkezéseket.
A kétszázas rendelésazonosítóhoz tartozó két visszaérkezett darab például lehet fizikailag a raktárban, miközben még nem történt meg a visszavétel. Más helyzet, amikor két terméket átraktak egy másik telephelyre, de a központi nyilvántartás nem követte. A még be nem vételezett két visszáru +2 darab, a még ki nem vezetett telephelyi átadás −2 darab eltérést okozhat az érintett telephelyen. Az előjel is segít a megfelelő mozgást megtalálni.
A javítás nyoma maradjon meg
A bizonyított korrekcióhoz rögzíts indokot és hivatkozást az eredeti mozgásra. Az „állítsuk át a készletet 129-re” önmagában lezárhat egy mezőt, de az ismétlődő hibát nem segít megérteni. A hibafajta külön jelölésével később láthatóvá válik, hol keletkezik rendszeresen eltérés.
A készlet pénzbeli értékelése következő lépés. Két darab fizikai hiány értéke a választott számviteli értékeléstől is függhet. A mennyiségi ellenőrzést ezért ne keverd össze a leértékelés vagy az eladási ár kérdésével.
Ha ugyanaz a darab foglalt és karanténos is
Az eredeti 129 fizikai darabból húsz foglalt és hét karanténos mennyiségét eddig különállónak tekintettük. Most tételezzük fel, hogy egy saját nyilvántartásban három darab mindkét jelölést megkapta. A két kizáró csoport együtt 20 + 7 − 3 = 24 különböző darab. A szabad készlet így 129 − 24 = 105 darab.
A 129 − 20 − 7 művelet ebben az új esetben három darabbal alulbecsülne. A metszetet egyszer vissza kell adni, mert ugyanazt a terméket két okból is levontad. Ha viszont a használt program eleve kizárólagos készletállapotokat vezet, ilyen átfedést nem szabad mesterségesen beállítani.
Rendelj minden fizikailag meglévő egységhez követhető állapotot vagy azonosítható tételcsoportot. A rendszer állapotdefinícióját ellenőrizd az export előtt. A Shopify készletállapot-leírása például külön bontja a helyben lévő, elérhető, lekötött és nem elérhető készletet; a saját szoftvered elnevezéseit ehhez hasonlóan kell tisztázni.
Gyakori kérdések
A visszáru automatikusan eladható készlet?
Csak akkor, ha az ellenőrzés alapján megfelel az értékesítés feltételeinek. Addig elkülönített státuszban célszerű megőrizni, a fizikai darabszámtól külön értékesíthetőséggel.
Negatív szabad készlet mindig programhiba?
Előrendelés vagy tudatos túlfoglalás is okozhatja. A rendszernek ezt egyértelműen kell jelölnie, és el kell különítenie a ténylegesen raktáron lévő készlettől.
A foglalás és a karantén összeadható?
Csak átfedés nélkül. Ha ugyanazt a darabot mindkét státusz érinti, halmazszinten kell kizárni a kétszeres levonást. A példabeli 102 darab feltételezi a különálló mennyiségeket.
Záró tudáspróba
Válassz kérdésenként egy választ, és jegyezd fel a betűjelét. Minden helyes válasz 1 pont; a hibás, kihagyott vagy több betűvel jelölt válasz 0 pont. Legfeljebb 3 pontot szerezhetsz. A megoldókulcsot a válaszadás után olvasd el.
1. 20 foglalt és 7 karanténos darab között 3 átfedés van. Hány különböző darab nem eladható?
- A) 27
- B) 30
- C) 24
2. A 129 darabos fizikai készletből így mennyi szabad?
- A) 108 darab.
- B) 102 darab.
- C) 105 darab.
3. A program kizárólagos készletállapotokat használ. Mit tegyél egy feltételezett átfedéssel?
- A) Mindenképpen adj vissza három darabot.
- B) Előbb ellenőrizd, hogy valóban ugyanazokat az egységeket jelölik-e az exportmezők.
- C) Töröld a karantén mennyiségét.
Megoldókulcs és értelmezés
1. C. 20 + 7 − 3 = 24. Az átfedő három darabot csak egyszer zárjuk ki.
2. C. 129 − 24 = 105. A fizikai mennyiség változatlan, csak a kizáró státuszok unióját számoltuk helyesen.
3. B. A halmazművelet csak a nyilvántartás valós jelentése alapján alkalmazható. Kizárólagos állapotoknál nincs ilyen kettős levonás.
0–1 pont: A foglalt és karanténos mennyiség metszetét rajz helyett tétellistával is vezetheted. Ellenőrizd újra a 24 kizárt és 105 szabad darabot.
2 pont: A hibás vagy kihagyott válasz magyarázata alapján keresd vissza a kapcsolódó számítást, majd oldd meg újra azt a kérdést.
3 pont: A három feladatban helyesen alkalmaztad a cikk összefüggéseit. A saját exportod mellé írd oda, mely készletállapotok lehetnek egymással átfedésben. A rövid próba csak ezeket a tanulságokat ellenőrzi.